ведение протокола;
заполнение контрольных карточек, а такие их сбор и обработка накануне очередного совещания;
оповещение специалистов, а также представителей сторонних организаций, которые по данной повестке дня должны персонально присутствовать на совещании, ознакомление их с повесткой дня в установлений срок.
Во время совещания все должны придерживаться общей дисциплины проведения оперативного совещания:
– не опаздывать;
– говорить конкретно и коротко, не спорить по мелочам;
– не ограничиваться критическими замечаниями и претензиями, а завершая выступление своими предложениями;
– не подменять обсуждение деловых вопросов сведением личных счетов или борьбой за престиж;
– сдерживать свои эмоции, быть корректным по отношению к другим, не допускать нападок и упреков в оскорбительной форме;
– не прерывать выступающего, вопросы и замечания высказывать только после разрешения ведущего и не все сразу;
– не заниматься посторонними делами и разговорами;
– не курить.
Ведущий открывает оперативное совещание, информируя собравшихся это необходимо, о порядке работы, задачах и целях совещания и т.д.; контролирует ход обсуждения; выступает с заключительным словом, в котором оценку работе отдела, указывает на узкие места; формулирует решения, и замечания участникам, выясняет претензии к ведению совещания, и, требуется, уточняет распорядок и повестку дня следующего совещания.
Обязанности секретаря совещания по контролю исполнения решений совещания заключается в следующем:
- ежедневно просматривать контрольные карточки;
- по мере необходимости напоминать исполнителям работ о приближающихся сроках исполнения документов и решений;
при исполнении, делать на основании информации ответственного исполнителя соответствующую отметку в контрольной карточке. Все участники совещания обязаны до его начала отметиться у секретаря. В начале совещания секретарь подает список присутствующих ведущему совещания.
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
выполнения решений и мероприятий
делового оперативного совещания
от « » _ 201_г.
№ П/П |
Подразделение |
Установленное нарушение |
мероприятия по устранения нарушений |
Срок осуществления |
ответственный исполнитель |
Отметка о выполнении |