Характеристика кадровых документов

Заявление - это документ адресованный должностному лицу и содержащий просьбу. Это вид соглашения, направленный на реализацию предоставленных законом субъектных прав и интересов граждан. Чаще всего пишется от руки на формате А4, либо оформляется на готовом бланке учреждения.

. Персональное - от одного лица.

. Коллективное.

В заявление раскрывается просьба по одному вопросу. Заявления нескольких видов:

. Заявление-объяснение.

. Заявление-просьба.

. Заявление-жалоба.

. Заявление-констатация.

Реквизиты заявления:

. Вид документа.

. Дата заявления.

. Адресат.

. Текст.

. Подпись.

. Гриф согласования.

Адресат в дательном падеже, указывается должность, наименование организации. Указываем от кого поступило заявление, предлог «от» выбрасывается. Свои инициалы полностью, свою должность и место работы, домашний адрес, паспортные данные. Обычно сначала должность, затем Ф.И.О.

Текст начинается с вводных слов - Прошу / Обращаюсь с просьбой / Ставлю Вас в известность / Прошу срочно Вас вмешаться.

Дата - число цифрами, месяц - словами. Например: 13 марта 2006 г.

При приме на работу создаются следующие документы:

В ряде организаций продолжает существовать заявление о приеме на работу, сейчас на ФГУП «Химпромтрест» нет заявления, а есть контракт, если он составлен и подписан, то издается приказ о приеме на работу, сотрудников просят написать анкету, либо заполняется личная карточка формы Т-2, при поступлении на работу необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, диплом (или то, что подтверждает образование). Если человек заполняет анкету или автобиографию - от руки, в одном экземпляре, без помарок, зачеркиваний, указать надо Ф.И.О., дату и место рождения, образование, где должны быть наименование высшего учебного заведения указывается полностью, если человек учится, то необходимо предоставить справку. Указывается специальность, которая указывается в дипломе. Если человек имеет ученую степень, то и она указывается. Указывается адрес проживания, прописка, домашний телефон, заполняются сведения из военного билета. Указываются прежние места работы (год работы не обязательно точные даты, т.к. это есть в трудовой книжке). Подпись и дата.

Чтобы документы хранились в деле, делается копия диплома, предлагают поступающим принести фотографии. После издается приказ по личному составу. Другая схема, когда человек принимается по конкурсу, тогда появляется резюме. Дальше анкета (автобиография) - и тоже самое.

Приказ по личному составу оформляется на общем бланке учреждения. Составляется либо на одного сотрудника, либо на несколько - сложные приказы (разные действия или группа сотрудников к ним одни и те же действия).

Приказы об отпусках, командировках издаются отдельно от других, т.к. приказы о прием, увольнении хранятся 75 лет, а об отпусках и командировках - 3 года.

В приказах по личному составу ключевыми словами являются глаголы, которые означают действие к данному сотруднику. Например, уволить; принять; зачислить - для лиц, прошедших конкурс и принятых на работу; назначить - для оформления на руководящую должность. Все эти глаголы пишутся от края табулятора (т.е. нулевая позиция табулятора), крупным шрифтом и двоеточие. Весь текст идет с другой строчки.

Фамилия - имя - отчество в приказах текста пишется полностью. Указывается - если увольнение - с какой должности, срок, дату - с какого числа увольняют. Указывается заработная плата согласно штатному расписанию (по 13-му разряду; с увеличением заработной платы).

Основание пишется на новой строке; причина увольнения - личное заявление, производственная необходимость. С приказом ознакомлен - человека знакомят с текстом и он ставит подпись, и ставится дата.

Заголовок: если в приказе 1 человек, то в заголовке - приказ о приеме Иванова В.И., или приказ о переводе. Если приказ на несколько человек, то приказ будет называться: «По личному составу». С первого экземпляра приказа 2 копии. Первая идет в личное дело и подшивается. Вторая - для передачи в бухгалтерию. Сам первый экземпляр пойдет в дело «Приказы по личному составу».