Технические средства

БД включает в себя следующие автоматизированные процедуры:

процедура подготовки документа. Включает в себя использование уже имеющихся в БД данных и добавление новых данных, на основе которых формируется электронная копия документа и ее бумажный вариант;

процедура рассылки документов. Включает в себя пересылку данных по ЛВС;

процедура поиска информации. Включает в себя быстрый поиск необходимой информации;

процедура хранения документов. Включает в себя возможность сохранения всех создаваемых документов;

процедура печати документов. Включает в себя возможность распечатать любой созданный документ.

После запуска БД на экране появляется диалоговое окно: "Введите пароль!". Данное окно необходимо, чтобы обеспечить санкционированный доступ к программе. Если пароль введен верно, то на экране появляется главная кнопочная форма "Отдел кадров".

На ней находятся следующие кнопки:

сотрудники;

личные карточки;

трудовые договоры;

графики отпусков;

командировочное удостоверение;

приказы;

сведения о сотруднике;

справка;

выход.

Кнопка Сотрудники. Нажав на нее, пользователь переходит в одноименную форму. Данная форма является одной из главных БД и содержит следующие поля:

табельный номер;

Ф.И.О;

структурное подразделение;

должность.

При приеме нового сотрудника необходимо: открыть форму "Сотрудники". Ввести в поле Ф.И.О фамилию, имя и отчество нового сотрудника, а в поле Табельный номер - его порядковый номер. Должность и структурное подразделение необходимо выбрать из списка.

В форме есть дополнительные кнопки Должности и Подразделения. При необходимости можно, щелкнув по любой из этих кнопок, зайти в одноименную форму и добавить:

новую должность;

новое подразделение.

У каждой должности и подразделения есть свой код - поля код должности и код структурного подразделения соответственно. Эти поля необходимо заполнять, т.к. они являются обязательными. В форме Должности также содержится информация об окладе, соответствующем конкретной должности. В форме Подразделения для каждого СП указан руководитель и его телефон.

После заполнения формы Сотрудники можно заполнять остальные формы. При этом Ф.И.О. сотрудника уже не будет вводиться пользователем, а будет выбираться из списка.

Кнопка Личные карточки. Нажав на нее, пользователь может заполнять личную карточку на сотрудника (Ф.И.О. не вводится, а выбирается из списка) или просмотреть уже заполненные карточки.

Кнопка Трудовые договоры. При ее нажатии появляется возможность создать трудовой договор. Пользователю нужно выбрать Ф.И.О. и ввести дату составления, номер документа, срок действия и срок испытательный (при необходимости).

Кнопка Графики отпусков. Выбрав данную кнопку, пользователь может просмотреть уже составленные графики или составить новый. При работе с этой формой сначала необходимо заполнить поля:

код графика (заполнение этого поля обязательно);

№ документа;

дата составления;

год.

Внеся эти данные, можно заполнять оставшиеся поля, которые представлены в виде таблицы:

Ф.И.О. сотрудника, его должность и структурное подразделение (выбираются из списка);

количество дней;

дата отпуска фактическая;

дата отпуска запланированная:

основание перенесения отпуска;

дата предполагаемого отпуска.

Кнопка Командировочное удостоверение. При помощи этой формы создается удостоверение. Пользователю нужно ввести пункт назначения, срок командировки, основание, т.е. причину командировки, дату начала и конца командировки.

Кнопка Приказы. Нажав не нее, пользователь попадает в другую кнопочную форму. В ней содержатся следующие кнопки:

приказ о приеме;

приказ об увольнении;

приказ о переводе;

приказ о премировании;

приказ о командировании;

приказ об отпуске.

Кнопка Приказ о приеме. Позволяет формировать одноименный приказ. Пользователь из списка выбирает Ф.И.О. и вводит номер приказа (обязательно поле), дату приказа, дату приема на работу и основание приказа.

Остальные приказы заполняются по такому же принципу. В форме Приказ о переводе из списка также выбирается должность, на которую переводят сотрудника.

Нажав на кнопку Вернуться назад, пользователь оказывается в главной кнопочной форме.