Технические средства

Любая организация процветает настолько, насколько грамотно она привлекает, сохраняет и развивает свой персонал. Высокий уровень конкуренции стимулирует постоянное развитие организации, повышение качества выпускаемой продукции и предлагаемых услуг, освоение новых технологий и, самое главное, заставляет искать пути наиболее эффективного использования всех своих ресурсов, в том числе и персонала.

Основная задача управления персоналом заключается в своевременной выработке решений, определяющих, какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей на каждом конкретном интервале времени.

Для выработки правильных решений требуется полная (ее объем должен быть достаточным для принятия решения), оперативная (за время ее передачи и обработки состояние дел не должно изменяться) и достоверная (соответствие ее содержания объективному состоянию дел) информация.

Большая часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.

Ведение на предприятии документооборота традиционным, без использования передовых технологий, методом приводит к неоправданному возрастанию количества выпускаемых документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения, и снижению эффективности контроля над исполнением документов.

Известно, что успех деятельности современной организации определяется множеством факторов, среди которых ключевое место в наш век компьютерных технологий, несомненно, занимает автоматизация и оптимизация. Все больше специалистов в различных сферах деятельности считают необходимым использовать компьютер для автоматизации своей деятельности в области управления кадрами.

В настоящий момент существует множество программного обеспечения по автоматизации деятельности кадровых служб на предприятиях с любой организационной структурой, независимо от форм собственности и количества сотрудников.

Эти программы способствуют облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров, ускорению процесса поиска необходимой информации, упорядочиванию хранения данных и позволяют получать необходимые выходные формы.

Как правило, эти системы обладают простым интерфейсом, который не требует дополнительного обучения по работе с программой. Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по каждому подразделению и уволенному сотруднику.

Но они стоят достаточно дорого, поэтому не каждое предприятие может позволить себе установить их в свои организации. Более простым и не требующим больших затрат способом является создание баз данных для автоматизации кадрового документооборота с помощью Microsoft Office, в данном случае Access, поскольку данный продукт является наиболее распространенным на рынке программного обеспечения и широко используется в многочисленных организациях. Благодаря наличию различных мастеров в Access, создание различных приложений, отчетов, запросов и таблиц не требует глубоких навыков программирования, что приводит к минимальным затратам времени и является веским доводом в пользу данного обеспечения, как средства реализации базы данных.

В работе отдела кадров ФГУП "Химпромтрест" используется БД «Отдел кадров».

БД "Отдел кадров" предназначена для автоматизации деятельности кадровых служб и предоставляет работникам кадровых служб следующие возможности:

ведение личной карточки работника, включающей в себя служебные данные и дополнительные сведения;

автоматически формировать первичную документацию на каждого сотрудника;

подготовка и издание приказов, которые соответствуют унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Программа обладает простым интерфейсом, который не требует специальных знаний по работе с компьютером и БД.