Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита

Проведение аудита на «месте» состоит из следующих этапов:

1) Предварительное совещание.

Предварительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии и руководства проверяемой организации.

Участники совещания должны быть зарегистрированы. Целью предварительного совещания является:

- подтверждение возможности реализации плана аудита;

- краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

- установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации;

- обсуждение возникших вопросов.

На предварительном совещании председатель комиссии:

- представляет участников комиссии с указанием их роли в проведении аудита;

- сообщает график проведения работ, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством проверяемой организации;

- знакомит с методами и процедурами аудита;

- согласовывает официальные каналы связи между комиссией и проверяемой организацией;

- сообщает порядок информирования проверяемой организации о ходе аудита;

- согласовывает использование ресурсов (материально-техническое обеспечение, транспорт, бытовые условия), необходимых для проведения аудита;

- подтверждает соблюдение комиссией требований конфиденциальности;

- информирует о правилах принятия решений по результатам сертификации;

- знакомит с правилами составления акта;

- информирует об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

- информирует о задачах проверяемой организации и последующих действиях органа по сертификации, в случае, если акт будет содержать несоответствия.

2) Обследование системы менеджмента качества «на месте».

В ходе аудита председатель комиссии периодически информирует проверяемую организацию. Ежедневно в конце рабочего дня председатель комиссии проводит рабочие совещания членов комиссии.

Информацию, полученную в ходе аудита, свидетельствующую о наличии непосредственного риска нарушений требований к качеству продукции, нарушения требований к процессам или производственной среды, включая экологическую безопасность и безопасность труда, немедленно доводят до сведения руководства проверяемой организации.

Если свидетельства аудита указывают на то, что цели аудита недостижимы, председатель комиссии докладывает о причинах этого в орган по сертификации и проверяемой организации для определения дальнейших действий: корректировки плана аудита, изменения области и / или объектов аудита или прекращения аудита.

3) Сбор, проверка и регистрация данных.

Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии подразделений организации и процессов системы менеджмента качества. В качестве источников информации используют:

- интервью с персоналом вуза;

- собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;

- данные обратной связи от потребителей;

- документы системы менеджмента качества регламентирующего характера, такие как политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы по качеству, стандарты (процедуры) предприятия, регламенты, положения, инструкции, внешняя нормативная и техническая документация, договоры, контракты и др.;

- документы, содержащие данные (записи) о процессах, такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе со стороны руководства, протоколы испытаний продукции, решения совещаний по проблемам качества, информация по результатам мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, заполненные ведомости, формы, бланки и др.;

- данные обзоров, анализов результативности функционирования системы менеджмента качества;

- результаты оценки и рейтинга поставщиков.

4) Формирование выводов аудита.

Полученная и проверенная информация по объектам аудита или свидетельства аудита сопоставляются с критериями аудита (требованиями ГОСТ Р ИСО 9001) для получения выводов аудита.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие системы менеджмента качества вуза критериям аудита. Выводы аудита могут касаться и предотвращения возможных отклонений, тогда они классифицируются как уведомления.

Члены комиссии должны совместно систематически анализировать выводы на соответствующих этапах аудита.

Свидетельства обобщаются с указанием мест наблюдений, функций, процессов и требований, которые были проверены. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита регистрируются.

5) Классификация и регистрация наблюдений.

В ходе аудита системы менеджмента качества все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и документов системы менеджмента качества вуза тщательно рассматриваются и классифицируются комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта проверки.