Разделы
Методика обучения руководства и педагогов школы основам тайм-менеджмента
Наука управления рабочим временем основана на двух положениях - умелом планировании времени и привычке в деталях исполнять запланированное. Главная цель этих положений - получение конкретных результатов работы. Результаты - это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально потраченного времени. Для того чтобы обучить персонал основам тайм-менеджмента, необходимо всем участникам этого процесса четко представлять элементы стратегии управления временем. Основными элементами стратегии управления временем являются:
. Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь.
. Планирование использования времени. Планирование предполагает постановку целей, разработку самого плана использования времени и доведение его до исполнителей.
. Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две основные категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с относительной личной свободой. Степень их сложности и срочности может быть разной. Вторая категория - это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей.
4. Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения планов. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения достижения оптимальных результатов. Получение запланированных результатов работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме - главная цель процесса управления временем. Без достойных результатов вся работа превращается в бессмысленный набор действий.
Если обобщить весь накопленный опыт в области обучения основам тайм-менеджмента, то его можно представить в виде таблицы-модуля приемов и методов, используемых для достижения конкретных результатов.
Таблица 4.2 - Модуль приемов и методов обучения ТМ
|
Обучающие техники управлению временем | ||
|
Функция, задача |
Рабочие приемы, методы |
Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет .) |
|
1. Постановка целей |
Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели |
Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, сроков и ближайших шагов, фиксация |
|
2. Планирование |
Стратегическое и оперативное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод «Альпы», система Франклина, «прямое» и «обратное» планирование, ведение «дневника времени» |
Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и планирование времени, сокращение сроков исполнения |
|
3. Принятие решений |
Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение) |
Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности продуктивность трудовых затрат |
|
4. Реализация и организация |
Распорядок дня, график продуктивности, дневной рабочий план |
Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля |
|
5. Контроль |
Контролирование процесса работы, контролирование достижения поставленных целей, обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) |
Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни |
|
6. Информация и коммуникации |
Рациональные совещания, рациональное ведение переговоров, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры |
Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше «бумажной войны» |