Делопроизводственный процесс

Наряду, с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление, автобиографию в свободной форме, в которой отражает важные события и даты, происходящие в его жизни до поступления на работу, указывает семейное положение с перечислением членов семьи. В конце автобиографии поступающий ставит дату и подпись.

Кроме того, предоставляются копии документов об образовании, заверенные подписью специалиста по кадрам и печатью, две фотографии размером 3×4 см.

После оформления документов администрация заключает с поступающим на работу трудовой договор (его содержание соответствует статьям Трудового кодекса РФ). Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, и вступает в силу со дня его подписания. Один экземпляр договора передаётся работнику, второй храниться в личном деле работника.

На основании заключённого трудового договора оформляется приказ о приёме на работу, полностью соответствующий унифицированной форме Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) и отражающий существенные условия трудовых отношений между работником и комбинатом. Подписанный директором приказ регистрируется и объявляется работнику под расписку не позднее чем в трёхдневный срок после подписания трудового договора. В соответствии с приказом о приёме на работу в трудовую книжку вновь принятого работника вноситься об этом запись.

Трудовые книжки специалист по кадрам регистрирует в книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, хранятся в сейфе и расположены в алфавитном порядке. Со всеми принятыми на работу проводятся вводные инструктажи (по противопожарной безопасности; по охране труда; по оказанию первой медицинской помощи)

Из всех выше перечисленных документов специалистом по кадрам формируется личное дело работника. В него входят: заявление, написанное от руки на имя директора, личный листок по устройству кадров, автобиография, копии документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) трудовой договор, выписка из приказа о приёме на работу; копия страхового свидетельства, две фотографии.

Личные дела работников регистрируются в книге учёта личных дел, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. Оформление обложки личных дел включает: № дела, Ф.И.О. работника и дату поступления на работу. Личные дела, как и трудовые книжки, хранятся в сейфе, куда доступ имеет только специалист, ответственный за кадровую документацию. Располагаются личные дела по порядку номеров слева направо и сверху вниз, для быстрого поиска на дверце сейфа прикреплён список с № личного дела и Ф.И.О. (полностью, кому оно принадлежит)

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в отдельном несгораемом шкафу. В конце календарного года (год увольнения сотрудника) каждое личное дело обрабатывается специалистом по кадрам для дальнейшего его хранения. Каждое дело храниться отдельно, имеет внутреннюю опись документов.

Также на каждого вновь принятого работника оформляется личная карточка (унифицированная форма Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Заполняется личная карточка на основании предоставленных документов: трудовой книжки, паспорта, документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН). Некоторые разделы личной карточки заполняются со слов работника. При изменении сведений о работнике специалист вносит соответственные данные в его личную карточку, заверяя своей подписью. Карточки ставятся в картотеку в алфавитном порядке (по подразделениям).