Понятие коммуникаций в организации

Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80 процентов его времени уходит на коммуникацию, и от того, настолько она эффективна, во многом зависит эффективность работы всей организации.

Цели коммуникации могут быть следующими:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектом и объектом.

2. Совершенствование межличностных коммуникаций в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов и координация их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникационные потоки информации в организации можно обобщенно представить в виде следующей схемы.

Рис. 1. Информационные потоки в организации

В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специального изучения и особых методов управления. Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией.

Тот, кто передает информацию, является отправителем или источником. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса.

В результате проведенных исследований формируется сообщение, содержащее данные с определенным значением. Смысл или значение сообщения представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.

Сообщение поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. В качестве каналов используется сама среда и различные технические устройства и приспособления. Так, например, разговор двух лиц может осуществляться непосредственно по телефону или по радио.

Тот, кого достигло, и кому было адресовано послание, является получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.

Важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь - это реакция получателя на информацию отправителя. Она появляется в результате обмена участниками процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот, отправитель - получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая и косвенная.