Повышение эффективности коммуникаций и рутинных трудовых операций

Администрации, порой, кажется, что достаточно изучить и отточить 2-3 способа повышения личной эффективности (так называемых техник личной работы), и этого уже будет достаточно для повышения эффективности управления учреждением. В качестве такой панацеи, производящей впечатление простого и понятного способа экономии времени, могут выбираться самые различные технологии: скорочтение (или рациональное чтение), стенография, мнемотехники, «слепой» метод машинописи и др. Что интересно, такая погоня за наилучшим способом экономии времени часто затягивает, и люди хватаются за изучение одного метода, потом другого, потом третьего. Кажется, вот еще немного, и время станет послушным как пластилин, все дела начнут делаться легко и быстро. Но чаще происходит по-другому: изучение всех этих хитроумных способов экономии времени отнимает неоправданно много часов и дней, а «воз и ныне там» - запланированные цели так и не достигнуты.

Мы и сами переболели многими из этих «болезней оптимизации», но постепенно пришли к неизбежному выводу о том, что все-таки «великая эффективность» - в другом. Не бывает прямых и простых способов экономии времени, позволяющих с высокой эффективностью добиваться выполнения поставленных целей. Любая деятельность, даже если она производит впечатление примитивной, на самом деле является целым комплексом разнообразных умений и навыков. Достижение совершенства во владении какой-либо техникой личной работы всего лишь означает, что вы оптимизировали лишь единственный элемент, «вырвав» его из целостной системы деятельности.

Например, если стоит цель - написать творческую работу, то сможет ли помочь в ее более эффективном (быстром) достижении, предположим, скорочтение? Даже если отбросить временные затраты на изучение и тренировку какой-либо системы скорочтения, то следует понимать, что «начитывание» литературы по теме - лишь маленький кирпичик в создаваемом диссертационном здании. Необходимо проанализировать и обобщить прочитанное, сделать выписки, по-своему структурировать информацию (например, создав картотеку), дописать собственные идеи и рассуждения, спланировать и провести исследование, обработать и проанализировать результаты и т. д. При этом существует определенный риск индивидуальной «несовместимости» человека с изучаемой им техникой личной работы. В данной ситуации освоение техники личной работы требует слишком много времени, достается слишком большой ценой и фактически превращается в «вора времени». Таким образом, утверждение «хочу овладеть скорочтением, чтобы быстрее написать творческую» представляется нам не совсем логичным.

Важно, чтобы «малая эффективность» все-таки была на втором месте после «великой эффективности». Кроме того, увлечение техниками личной работы не должно перерастать в фанатическую приверженность - все-таки все эти приемы являются всего лишь средством для достижения цели, но не самоцелью.

Самыми простыми и естественными способами повышения эффективности работы в педагогическом коллективе с использованием технологий ТМ являются: повышение эффективности в коммуникациях и повышение эффективности в рутинных трудовых операциях.

Речь идет о коммуникациях и рутинных операциях, характерных для работы администратора школы. Их оптимизация проводится прежде всего в рамках ролевого ТМ. Впрочем, все предложенные техники личной работы могут быть легко адаптированы для индивидуального ТМ, а некоторые идеи могут внедряться на уровне корпоративного (социального) ТМ.

Повышения эффективности в коммуникациях можно добиться при использовании следующих способов:

а) развитие навыков и качеств лидера;

б) повышение коммуникативной компетентности;

в) грамотное использование делегирования;

г) построение упорядоченной системы коммуникаций и управление этой системой;

д) формализация информации и информационных потоков;

е) формализация типовых коммуникативных ситуаций (совещаний, собеседований, собраний, семинаров, заседаний и т. п.).

Повышение эффективности в работе (в рутинных операциях) может быть обеспечено следующими способами:

а) знание и учет в своей работе индивидуальных биоритмов;

б) создание и использование собственных законов «хорошего» рабочего дня;

в) использование эффективной системы сортировки и хранения информации;

г) использование навыков работы с деловой документацией, письмами, отчетами и т. п.;

д) использование технических средств (компьютер, диктофон и др.);

е) эффективное чтение и конспектирование.

Все эти способы доступны для изучения и использования. Повышение эффективности организации труда есть прямая обязанность руководителя учреждения образования. Поэтому немало важно оптимально и оперативно использовать выше перечисленные методы для развития системы управления учреждением образования.