Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента

з) баланс между интуитивным творчеством при написании плана и использованием каких-либо формальных правил и алгоритмов планирования;

и) учет при планировании всех масштабов времени. Самое простейшее деление планов может быть на долгосрочные и краткосрочные, причем при персональном планировании, что является долгосрочным, а что краткосрочным - решает сам человек. Для кого-то планирование дел на месяц вполне может быть долгосрочным, а для кого-то другого - краткосрочным. Можно использовать и другой масштаб времени при планировании, например, выделять рутинное планирование, связанное с регулярными повторяющимися делами и видами активности, и ситуативное, связанное с выполнением актуальных задач или с резервированием времени на возможные неожиданности.

Ниже приводятся требования, позволяющие повысить эффективность оперативного планирования:

а) при планировании времени используйте соотношение 60:40 (60% времени - планируется; 20% -творческое время; 20% - резерв, помехи). (Пропорция планирования времени 60:40, предложенная Л. Зайвертом, не является единственно возможной);

б) учитывайте расход времени, особенно незапланированный. Ведите листки учета дневных помех, используйте листки-памятки;

в) составьте перечень всех ваших задач (дел), зафиксируйте его письменно. Соотнесите его с целями и ценностями;

г) отметьте для всех задач точные, но реалистичные сроки исполнения (письменно). Опирайтесь не только на свою временную интуицию, но и на результаты тайм-анализа;

д) план должен быть гибким - в случае невозможности выполнения цели не тратьте на нее время, переключитесь на достижение другой цели;

е) не создавайте завал из отложенных дел. Лучше превысить запланированный лимит времени, чем никогда не выполнить отложенное дело;

ж) разберитесь с мелочами! Научитесь сортировать их: какие следует отбросить, а какие следует выполнить. Научитесь жестко отбрасывать несущественное;

з) план - рабочий документ, в нем тоже должны быть отметки о выполнении, соблюдении сроков и т. п. Это важный момент самоконтроля!

и) в плане обязательно должны быть выделены приоритетные задачи (иерархия целей и задач).

к) в плане изначально должны быть предусмотрены исполнители задач, в том числе те, кому их можно делегировать. Также предусмотрите ресурсы (см. анализ «цель - средство»);

л) при планировании сроков дробите время на крупные (для решения объемных и важных задач) и мелкие (для решения текущих вопросов) блоки;

м) план - рабочий документ, его необходимо согласовывать со всеми заинтересованными лицами (проспективность) и можно изменять в случае необходимости;

н) планирование - это совокупность планов (личных и организационных, долгосрочных - среднесрочных - краткосрочных);

о) планирование должно быть разумным и не должно превращаться в поглотитель времени! Можно планировать реже, но для достижения важных и больших целей планирование необходимо;

п) планируйте регулярно. Сделайте элементы планирования рутинными, алгоритмизированными, простыми и понятными стандартизированными процедурами;