Состав кадровой службы

Известно, что успех деятельности современной организации определяется множеством факторов, среди которых ключевое место в наш век компьютерных технологий, несомненно, занимает автоматизация и оптимизация. Все больше специалистов в различных сферах деятельности считают необходимым использовать компьютер для автоматизации своей деятельности в области управления кадрами.

В настоящий момент существует множество программного обеспечения по автоматизации деятельности кадровых служб на предприятиях с любой организационной структурой, независимо от форм собственности и количества сотрудников.

Эти программы способствуют облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров, ускорению процесса поиска необходимой информации, упорядочиванию хранения данных и позволяют получать необходимые выходные формы.

Как правило, эти системы обладают простым интерфейсом, который не требует дополнительного обучения по работе с программой. Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по каждому подразделению и уволенному сотруднику.

Но они стоят достаточно дорого, поэтому не каждое предприятие может позволить себе установить их в свои организации. Более простым и не требующим больших затрат способом является создание баз данных для автоматизации кадрового документооборота с помощью Microsoft Office, в данном случае Access, поскольку данный продукт является наиболее распространенным на рынке программного обеспечения и широко используется в многочисленных организациях. Благодаря наличию различных мастеров в Access, создание различных приложений, отчетов, запросов и таблиц не требует глубоких навыков программирования, что приводит к минимальным затратам времени и является веским доводом в пользу данного обеспечения, как средства реализации базы данных.

В работе отдела кадров ФГУП "СХК" используется БД «Отдел кадров».

БД "Отдел кадров" предназначена для автоматизации деятельности кадровых служб и предоставляет работникам кадровых служб следующие возможности:

ведение личной карточки работника, включающей в себя служебные данные и дополнительные сведения;

автоматически формировать первичную документацию на каждого сотрудника;

подготовка и издание приказов, которые соответствуют унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Программа обладает простым интерфейсом, который не требует специальных знаний по работе с компьютером и БД.

БД включает в себя следующие автоматизированные процедуры:

процедура подготовки документа. Включает в себя использование уже имеющихся в БД данных и добавление новых данных, на основе которых формируется электронная копия документа и ее бумажный вариант;

процедура рассылки документов. Включает в себя пересылку данных по ЛВС;

процедура поиска информации. Включает в себя быстрый поиск необходимой информации;

процедура хранения документов. Включает в себя возможность сохранения всех создаваемых документов;

процедура печати документов. Включает в себя возможность распечатать любой созданный документ.

После запуска БД на экране появляется диалоговое окно: "Введите пароль!". Данное окно необходимо, чтобы обеспечить санкционированный доступ к программе. Если пароль введен верно, то на экране появляется главная кнопочная форма "Отдел кадров".

На ней находятся следующие кнопки:

сотрудники;

личные карточки;

трудовые договоры;

графики отпусков;

командировочное удостоверение;

приказы;

сведения о сотруднике;

справка;

выход.

Кнопка Сотрудники. Нажав на нее, пользователь переходит в одноименную форму. Данная форма является одной из главных БД и содержит следующие поля:

табельный номер;

Ф.И.О;

структурное подразделение;

должность.

При приеме нового сотрудника необходимо: открыть форму "Сотрудники". Ввести в поле Ф.И.О фамилию, имя и отчество нового сотрудника, а в поле Табельный номер - его порядковый номер. Должность и структурное подразделение необходимо выбрать из списка.

В форме есть дополнительные кнопки Должности и Подразделения. При необходимости можно, щелкнув по любой из этих кнопок. зайти в одноименную форму и добавить: