Делопроизводственный процесс

Как известно, кадровое делопроизводство регламентировано в законодательно-правовых документах по труду, поэтому его ведение должно осуществляться в соответствии с этими актами.

В рассматриваемом контексте наиболее значимым документом является новый Трудовой кодекс Российской Федерации. В нём отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, в частности трудового договора. Важно отметить целесообразность использования специалистом по кадрам не только самого Трудового кодекса, а также комментарии к нему, дающие разъяснения всех его статей.

Необходимыми при оформлении трудовых правоотношений являются также Постановление правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек».

К нормативно-методической базе, используемой специалистом кадровой службы ФГУП «Химпромтрест», относятся также распорядительные документы: приказы, распоряжения, инструктивные письма.

Система делопроизводства, обеспечивающая решение кадровых вопросов на ФГУП «Химпромтрест», находятся в стадии роста, а это неизбежно накладывает отпечаток на деятельность кадровой службы, проявляющейся в элементах отсутствия выработанных процедур, установленных документационных форм, что в свою очередь порождает необходимость их частной корректировки, поиска новых, более эффективных подходов и решений.

Личные дела находятся в отдельном шкафу, в который имеет доступ только специалист, ответственный за ведение и хранение личных дел.

Располагаются они на полках вертикально, по порядку номеров, слева на право и сверху вниз. Для удобства работы на дверце шкафа прикреплён список, в котором указаны номера дел и Ф.И.О. работников.

В личное дело подшиваются все выписки из приказов и распоряжений, отражающие поощрения и взыскания, изменение фамилий, домашнего адреса и пр., а также личные заявления и справки, являющиеся основанием для издания приказов и распоряжений.

На каждого работника заполняется личная карточка, которая ведётся в течение всего срока трудовой деятельности работника на предприятии. Кроме личных данных о работнике в личную карточку вносятся приказы о приёме, переводе, увольнении, изменение разряда, оклада, уходы в отпуск.

Личное дело работника относиться к документам долгосрочного хранения и храниться 75 лет. Документы долгосрочного хранения по существующему положению должны храниться в специально созданных архивах.

Личные дела хранятся в несгораемом шкафу в специально отведённом, закрытом для доступа посторонних помещений.

Процедура приёма работников на работу, как правило, начинается с устного собеседования, во время которого администратор определяет, отвечает ли претендент на должность, ее квалификационным требованиям. При достижении договорённости между администрацией и работником последний направляется в отдел кадров для оформления документов по приёму на работу. В отделе кадров поступающий на работу обязан предоставить: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы военного учета - для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу, документы об образовании.

Лицам, поступающим на работу впервые и не имеющим трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, специалист по кадрам оформляет эти документы.